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salas abertas ou fechadas, mesas em “L” ou mesão linear, divisórias altas ou baixas, copa, banheiros). Todo o novo espaço deve ser pensado e planilhado de maneira que indique a área total necessária incluindo as áreas de apoio.

Também pode ser importante reali-zar um mapeamento da localização dos clien-tes de sua empresa, dos concorrentes e dos fun-cionários. Lembre-se, a mudança não é apenas física, ela envolve também pessoas.

Uma vez defnida a localização ideal e a necessidade de espaço (em m²), é hora de levantar os custos. Vamos le-var em conta três fatores relacionados a custos: a) aluguel bruto (incluindo con-domínio e IPTU); b) gastos com ajustes e adaptações necessários já dentro do es-paço; e c) investimentos.

Sabemos que, dependendo da localização e vacância da região, o alu-guel do novo escritório pode ser mais caro (ou mais barato) e que existirá mui-to provavelmente o aluguel duplo, isto é, continua-se pagando o aluguel atual e o do novo local ao mesmo tempo, até o momento da mudança ou do vencimen-to do contrato antigo, custo que somente pode ser diminuído com negociação de carência de aluguel

• o crescimento dos negócios leva o empre-sário à necessidade de um espaço maior ou, em alguns casos, de um espaço adicional; • o oposto também pode ser necessário, isto é, compactar espaço, o que não sig-nifica, necessariamente, que as coisas estão indo mal;

• para seus funcionários (ou até para você mesmo), talvez o acesso (de carro ou transporte público) seja um pouco com-plicado, e mudar para um local mais cen-tral, perto de estações de metrô ou com uma grande variedade de ônibus, pode ser uma boa ideia;

• estar localizado em uma avenida movi-mentada com trânsito cada vez mais caóti-co pode se tornar um transtorno, provocar atrasos e isso pode ser motivo para levar seu escritório a um local mais tranquilo; • se o bairro apresenta pouca infraestrutura de apoio, restaurantes, papelarias, bancos, hospital, farmácias, isso também é um pro-

vável motivo de mudança;

• a redução de gastos (aluguel, IPTU, con-domínio¹) muitas vezes leva um escritório a mudar de bairro e até mesmo cidade; tal-vez esta mudança cause um atrito com seus funcionários e aqui pode surgir um impac-to no quadro de colaboradores, situação de responsabilidade do RH;

• há aquelas empresas que mudam de en-dereço por motivo de status. Estar em um prédio Classe A e em um endereço nobre trará uma impressão melhor para os seus negócios;

• se o seu escritório fcava em uma resi-dência, talvez seja hora de migrar para um edifício, melhorando a segurança.

Durante o planejamento do espaço, é importante saber quais são cessidades da sua empresa, incluin as expectativas de crescimento, a hierarquia dos funcionários e se isso também irá mudar no novo espaço corporativo e layout no

¹ Condomínio são despesas nas áreas comuns. Não estão inclusos os custos com a manutenção da área privativa, consumo de luz. Presume-se que estes custos serão semelhantes num novo local. É evidente que os custos de gerenciamento da infraestrutura privativa ou facilities poderão variar, também, signifcativamente caso existam grandes inefciências da ocupação atual. Cabe ao gestor ter ciência destas inefciências e buscar assessoria para tentar estimá-las e buscar resolvê-las.